Предварительная инструкция по использованию СЭД МикроДок-3.

1. Общие принципы работы.

Для установки и настройки в сети читайте другую инструкцию.

Для первоначального входа в программу нужно выбрать:

Пользователя : «Администратор-Контролер»

Пароль: 156357

В дальнейшем вы сможете удалить или изменить всех пользователей.

Для начала работы с программой необходимо настроить необходимые справочники и раздать полномочия вашим пользователям.

В программе МикроДок-3 предусмотрена работа с «входящими», «исходящими», «внутренними» документами, в ней вы сможете наладить учет и контроль за обработкой любых документов в офисе.

Работа с документами подразумевает три этапа их обработки:

1. Регистрация.

2. Передача на исполнение сотрудникам.

3. Проверка исполнения и снятие с контроля.

Для организации работы в программе имеются три вкладки каждая для своего типа документов. В них по порядку регистрации сортируются и отмечаются индикаторами зарегистрированные документы.

2.Цветовые обозначения на главной форме:

1. Синий текст документа - Документ зарегистрирован и находится на контроле.

2. Зеленый текст документа - Документ снят с контроля.

3. Красный текст документа - У документа истёк срок исполнения.

4. Серый текст документа – Документ отправлен корреспонденту и ждет ответа, или у документа продлён срок исполнения.

3.Индикаторы на главной форме:

Индикатор « Д. » - Доступ.

- Документ можно открыть для редактирования.

- Документ открыт другим пользователем (редактирование невозможно)

Индикатор « С. » - Статус.

- В документе не проставлены все отметки об исполнении.

- В документе установлены все отметки об исполнении.(документ ждёт проверки и снятия с контроля)

Индикатор « О. » - Обработка

- Документ в работе или отправлен корреспонденту, но с контроля не снят.

- Документ ожидает ответа на исходящий, установлен новый срок ожидания.

- Документ снят с контроля.

Индикатор « П. » - Продление.

- Документ в работе.

- У документа продлен срок обработки.

4. Настройка пользователей.

Пользователи в системе МикроДок-3 делятся на 4 типа.

Регистратор. – может регистрировать устанавливать сроки исполнения, имеет возможность удаления документов, может добавлять новых исполнителей. Не может снимать с контроля документы

Исполнитель. – может работать с документами в которых он является исполнителем, имеет возможность добавлять свой вложения и оставлять комментарии под ними. Не может удалять или изменять карточки документов, а также файлы вложений, добавленные другими пользователями. Должен иметь ограничения и видеть только свои документы.

Контроллер. – Имеет неограниченные полномочия, не имеет право добавлять новых пользователей и менять настройки программы.

Администратор. – Имеет доступ к настройкам программы, редактирует справочник сотрудников и справочник дел.

Все полномочия наслаиваются, так например, для неограниченных прав должны быть установлены переключатели из всех типов.

Для удобства настройки полномочий используйте «Быстрый выбор настроек» в справочнике пользователей.

5. Справочник Дел.

Все документы, подлежащие регистрации приписываются к своему делу. Дело можно представить, как физическую папку, куда будут подшиваться документы для хранения после их обработки. В каждом деле есть поле «Нумератор» в нём определяется порядковый номер с которого идёт нумерация в данном деле. Во «входящих» и «исходящих», в каждом типе должно быть только одно дело нумератор. Для внутренних можно создавать несколько дел и по каждому будет идти своя нумерация. Рекомендуем не создавать дела с длинным «номером дела», так как впоследствии будет неудобно работать с длинным индексом документа. Индекс документа формируется из номера дела и порядкового номера регистрации. Порядок состава индекса можно изменить в «настройках» - «индексы и файлы».

При наступлении нового календарного года менять нумерацию или номер дела ненужно.

Если у вас возникли вопросы, их можно обсудить на нашем форуме.