Документооборот, программа для документооборота, МикроДок-3 документация
картинка электронный документооборот
картинка простой электронный документооборот
картинка простой электронный документооборот картинка простой электронный документооборот

Программа электронный документооборот МикроДок-2 (Однопользовательская система)

Программа электронный документооборот МикроДок-3 (Сетевая версия, Bettа-Бесплатно)

 
Информационный - справочник

Программа МикроДок-3

Предварительная инструкция по использованию СЭД МикроДок-3.

 

1.      Общие принципы работы.

Для установки и настройки в сети читайте другую инструкцию.

Для первоначального входа в программу нужно выбрать:

Пользователя : «Администратор-Контролер»

Пароль: 156357

В дальнейшем вы сможете удалить или изменить всех пользователей.

 

Для начала работы с программой необходимо настроить необходимые справочники  и раздать полномочия вашим пользователям.

В программе МикроДок-3 предусмотрена работа с «входящими», «исходящими», «внутренними» документами, в ней вы сможете наладить учет и контроль за обработкой любых документов в офисе. 

Работа с документами подразумевает три этапа их обработки:

1.      Регистрация.

2.      Передача на исполнение сотрудникам.

3.      Проверка исполнения и снятие с контроля.

Для организации работы в программе имеются три вкладки каждая для своего типа документов. В них по порядку регистрации сортируются и отмечаются индикаторами зарегистрированные документы.

 

2.Цветовые обозначения на главной форме:

1.      Синий текст документа - Документ зарегистрирован и находится на контроле.

2.      Зеленый текст документа - Документ снят с контроля.

3.      Красный текст документа - У документа истёк срок исполнения.

4.      Серый текст документа – Документ отправлен корреспонденту и ждет ответа, или у документа продлён срок исполнения.

 

3.Индикаторы на главной форме: 

Индикатор « Д. » - Доступ.

*      - Документ можно открыть для редактирования.

*      - Документ открыт другим пользователем (редактирование невозможно)

Индикатор « С. » - Статус.

*      - В документе не проставлены все отметки об исполнении.

*      - В документе установлены все отметки об исполнении.(документ ждёт проверки и снятия с контроля)

Индикатор « О. » - Обработка

*      - Документ в работе или отправлен корреспонденту, но с контроля не снят.

*      - Документ ожидает ответа на исходящий, установлен новый срок ожидания.

*      - Документ снят с контроля.

Индикатор « П. » - Продление.

*      - Документ в работе.

  - У документа продлен срок обработки.

 

4. Настройка пользователей.

Пользователи в системе МикроДок-3 делятся на 4 типа.

Регистратор. – может регистрировать устанавливать сроки исполнения, имеет возможность удаления документов, может добавлять новых исполнителей. Не может снимать с контроля документы

Исполнитель. –  может работать с документами в которых он является исполнителем, имеет возможность добавлять свой вложения и оставлять комментарии под ними. Не может удалять или изменять карточки документов, а также файлы вложений, добавленные другими пользователями. Должен  иметь ограничения и видеть только свои документы.

Контроллер. – Имеет неограниченные полномочия, не имеет право добавлять новых пользователей и менять настройки программы.

Администратор. – Имеет доступ к настройкам программы,  редактирует справочник сотрудников и справочник дел.

 

Все полномочия наслаиваются, так например, для неограниченных прав должны быть установлены переключатели из всех типов.

Для удобства настройки полномочий используйте «Быстрый выбор настроек» в справочнике пользователей.

 

 

5. Справочник Дел.

Все документы, подлежащие регистрации приписываются к своему делу. Дело можно представить, как физическую папку, куда будут подшиваться документы для хранения после их обработки. В каждом деле есть поле «Нумератор» в нём определяется порядковый номер с которого идёт нумерация в данном деле. Во «входящих» и «исходящих», в каждом типе должно быть только одно дело нумератор. Для внутренних можно создавать несколько дел и по каждому будет идти своя нумерация. Рекомендуем не создавать дела с длинным «номером дела», так как впоследствии будет неудобно работать с длинным индексом документа. Индекс документа формируется из номера дела и порядкового номера регистрации. Порядок состава индекса можно изменить в «настройках» - «индексы и файлы».

 

При наступлении нового календарного года менять нумерацию или номер дела ненужно.

 

Если у вас возникли вопросы, их можно обсудить на нашем форуме.

 

 

картика документооборот
(Добавить сайт в избранное)

Copyright © " СЭД MicroDoc - Документооборот" Software Developer - www.microdoc.ru 2001 - 2017 - При публикации любых материалов с данного сайта, ссылка обязательна.

QR код ссылки на сайт программы документооборота

Рейтинг@Mail.ru